Pad für Mail-Zeugs

12.04.2016
Betreff: E-Mail Migration auf Freifunk Server

Text
---
Hallo Freifunkas,

hat etwas gedauert, aber nun können die Tests und auch die Migrationen bzgl. Mails/Mailinglisten anfangen.

Worum gehts?
Bis dato lassen wir für Freifunk Mainz, Wiesbaden und Umgebung die E-Mail Kommunikation über Uberspace Server laufen. Freifunk Mainz und Freifunk Wiesbaden haben derzeit jeweils einen separaten Uberspace Account, doch dies soll nun auf eine eigens für Mail spezifische Dinge eingerichtete virtuelle Maschine umgezogen werden, die auf den Namen "Glueckskeks" hört und auf dem Root-Server vom Freifunk Mainz e.V. läuft.

Welche Domains nutzen wir aktuell für Mail?
- freifunk-mainz.de (Uberspace Account Mainz)
- freifunk-wiesbaden.de (Uberspace Account Wiesbaden)

Und wofür benutzen wir diese Mail Domains?
- Mailinglisten, z.B. "maschinenraum@freifunk-mainz.de", etc.
- Weiterleitungen für Anfragen wie z.B. "kontakt@freifunk-mainz.de", etc.

Wir vom Mail-Team haben nun ein Mail-Setup eingerichtet, das wir euch hiermit vorstellen und zur Diskussion stellen wollen.
Die grundlegenden E-Mail Regeln haben wir als ersten Entwuf im Wiki definiert: https://wiki.freifunk-mwu.de/w/Teams/Mail-Team#Regeln_.28Entwurf.29
Bitte schaut es euch mal an und gibt uns Feedback, ob die verständlich, sinnvoll, sinnlos, sonstwas sind.

Welche Mail-Domains stehen uns zur Verfügung?
- freifunk-mainz.de
- freifunk-wiesbaden.de
- freifunk-mwu.de
(potentiell auch):
- ffmz.org
- ffwi.org
- ffmwu.org
- mainz.freifunk.net
- wiesbaden.freifunk.net

Die letzten 5 Domains wollen wir erstmal nicht für Mail einsetzen.

Wie wollen wir das neue Mail-System nutzen?
1. Mailing-Listen
Als Mailing-Listen Software wird hier Mailman zum Einsatz kommen. Um eine saubere Trennung zwischen Mailing-Listen und "normalen" Mails wie Weiterleitungen, Postfächer zu gewährleisten, wird für Mailing-Listen nur die Subdomain
"lists.freifunk-mwu.de" eingesetzt. Bedeutet, dass die Adresse einer Mailing-Liste dann z.B. "maschinenraum@lists.freifunk-mwu.de" lauten wird.
Viele werden Mailman kennen, es ist einfach per Web-Oberfläche administrierbar.
Für jede Mailing-Liste sollten sich mind. 2 Leute aus der Community finden, die diese betreuen/moderieren.

Wichtig ist, dass der Name vor @lists.freifunk-mwu.de "unique" sein muss. Deshalb sind alle Listen erstmal Community-übergreifend zu sehen. Wenn es Namenskonflike gibt, muss ein Suffix angehängt werden, z.B. heae-mz und heae-wi.

2. Weiterleitungen/Verteilerlisten
Das sollte schon alles sagen. Wir können für alle, die es benötigen, Weiterleitungen einrichten.
Alternativ zu Mailing-Listen können auch Verteilerlisten eingerichtet werden.

3. Postfächer
Hier unterscheiden wir zwei Arten von Postfächern:

3.1 Funktions-Postfächer:
Das sind E-Mail Postfächer, auf die mehrere Freifunkas zugreifen müssen, z.B. info@, vorstand@, etc. Der Zugriff erfolgt per IMAP (kann jeder in seinen Mail-Client wie Thunderbird, Outlook, usw. einbinden) oder per Webmail.
Da der Zugriff/ die Bearbeitung dieser Mails i.d.R. durch ein Team aus mehreren erfolgt, muss das Passwort für diese Postfächer innerhalb des Teams sicher verteilt werden. Dafür ist das Team selbst verantwortlich. Das Team kann das Passwort eigenhändig über eine Web-Schnittstelle ändern.
Zusätzlich können Mails für ein solches Funktions-Postfach weitergeleitet werden, z.B. an eine private E-Mail Adresse eines oder mehrerer Team-Mitglieder.

3.2 Persönliche Postfächer:
Das sind einfach persönliche E-Mail Postfächer für Freifunkas, die im Namen von Freifunk per Mail kommunizieren wollen/müssen.
Hier sind wir auch auf eure Mithilfe/Diskussion angewiesen, da wir nicht wissen, ob solche überhaupt benötigt werden.
Falls ja, sind private E-Mails über ein solches Postfach Tabu. Das sollte aber selbstverständlich sein.

In beiden Postfächern hat man die Möglichkeit serverseitige Filter zu nutzen (Sieve). Diese können per Webmail oder Thunderbird-Plugin konfiguriert werden.

Wir haben auf der folgenden Wiki-Seite (https://wiki.freifunk-mwu.de/w/Mail/Migration) mal eine Tabelle erstellt, in der alle aktuellen Mailing-Listen und Weiterleitungen enthalten sind. Dort ist jeweils festgehalten, welche Adresse welchen Typs wie aufs neue System umgezogen werden soll. Bitte überprüft diese Tabelle auf Vollständigkeit. Wenn dort was fehlt, einfach ergänzen.

Zur Migration:
Wir peilen einen Zeitraum von 4-6 Wochen an.
Die Mailing-Listen können jederzeit umgezogen werden, da die neuen über eine neue Subdomain laufen. Hier brauchen wir euch nochmal für das "Wie".
1. Wir ziehen die Abonennten der jetzigen Mailing-Listen einfach zum angekündigten Umschalttag X in die neuen MLs.
2. Wir kündigen die Abschaltung der jeweiligen Mailing-Liste zum Tag X an mit Infos über die neue ML und jeder muss wieder selbst subscriben.

Wir bevorzugen Variante 2.


Bei den Weiterleitungen und Postfächern gibt es zumindest keine E-Mails zu migrieren, da es bis jetzt keine Postfächer gab. Wir werden alle benötigten Weiterleitungen und Postfächer einrichten und schalten von Uberspace auf den Freifunk Server um.



Zur Technik dahinter:
Die virtuelle Maschine läuft mit dem Betriebssystem Ubuntu 14.04.
- MTA-Software: Postfix (+Postscreen)/ amavisd-new/ spamassassin/ clamav
- IMAP-Software: Dovecot
- Mailing-Listen Software: Mailman
- Webmail Software: Roundcube
- Mail-Administration: Modoboa

Mailman Oberfläche: https://lists.freifunk-mwu.de
Webmail: https://webmail.freifunk-mwu.de
Mail-Administration: https://mailadmin.freifunk-mwu.de

Mail-Infos:
- IMAP-Server: mail.freifunk-mwu.de
- TCP-Port: 143
- Verschlüsselung: StartTLS
- Authentifizierungsmethode: Login/Plain
- SMTP-Server: mail.freifunk-mwu.de
- TCP-Port: 587
- Verschlüsselung: StartTLS
- Authentifizierungsmethode: Login/Plain

E-Mail Clients wie Thunderbird / Outlook / K9-Mail finden diese Einstellungen via autodiscover automatisch.

Das Mail-Team nimmt zukünftig Aufträge für die Einrichtung von Mailing-Listen, Postfächer, Weiterleitungen, etc. über die Team-ML "mailadmin@lists.freifunk-mwu.de" entgegen.

Wir bitten euch aber erstmal die genannten Wiki-Seiten zu checken, zu korrigieren und zu ergänzen. Alles hier beschriebene ist noch nicht in Stein gemeißelt. Wenn euch was unklar ist, fragt nach. Wenn ihr Vorschläge für Verbesserungen habt, immer her damit.

Viele Grüße,
das Mail-Team
---